Povezava spletne trgovine z ERP: kaj se sinhronizira in kako pogosto

Pri povezavi spletne trgovine z ERP sistemom se praviloma sinhronizirajo izdelki, cene in zaloga iz ERP-ja v trgovino ter naročila in kupci iz trgovine v ERP. Računi, statusi naročil in sledilne številke potujejo glede na to, kje jih izdajate in kdo odpremlja blago. Pogostost je odvisna od podatka: zaloga in naročila potrebujejo sprotno ali zelo pogosto usklajevanje, opisi izdelkov in slike pa le občasno. Najpomembnejša odločitev ni tehnologija, ampak dogovor, kateri sistem je vir resnice za posamezen podatek. V nadaljevanju razložimo, kaj teče v katero smer, kako pogosto in kaj morate pripraviti, preden se povezava začne graditi.

Zakaj sploh povezati trgovino z ERP-jem

Dokler trgovina in ERP nista povezana, nekdo podatke prenaša ročno. Naročila iz trgovine prepisuje v ERP, zalogo ob koncu dneva popravlja v trgovini, cene ob vsaki spremembi vnaša dvakrat. Pri nekaj naročilih na teden je to obvladljivo. Pri več deset naročilih na dan postane ročni prenos vir napak: prodan izdelek, ki ga ni na zalogi, napačna cena v košarici, izpuščeno naročilo ali račun z napačnim naslovom.

Povezava ta korak odstrani. Podatek, ki se spremeni v enem sistemu, se samodejno prenese v drugega, po pravilih, ki jih dogovorite vnaprej. Rezultat ni samo prihranjen čas, ampak tudi manj reklamacij in manj prodaje izdelkov, ki jih v skladišču ni.

Kateri podatki tečejo v katero smer

Vsaka povezava je nekoliko drugačna, ker podjetja različno organizirajo prodajo, skladišče in računovodstvo. Spodnja tabela prikazuje najpogostejšo razdelitev pri spletni trgovini, ki jo povezujemo z ERP sistemom. Smer in pogostost se pri vašem projektu lahko razlikujeta.

Izdelki, cene in zaloga: iz ERP-ja v trgovino

V večini podjetij ERP vodi šifrant izdelkov, nabavo in skladišče, zato je logično, da je tudi vir resnice za cene in zalogo. Trgovina te podatke prevzema in jih ne spreminja. Opisi, slike in razvrstitev v kategorije pa so pogosto vsebina, ki jo pripravlja marketing in je ERP sploh ne pozna. Te podatke je smiselno urejati v trgovini in jih povezava ne sme prepisati ob vsakem uvozu.

Naročila in kupci: iz trgovine v ERP

Naročilo nastane v trgovini, zato teče v obratni smeri. Povezava ga prenese v ERP kot naročilo kupca ali dobavnico, odvisno od tega, kako vodite prodajo. Pri tem mora pravilno prenesti postavke, količine, cene, popuste, stroške dostave, način plačila ter podatke kupca. Pri podjetjih je pomembna še davčna številka in pravilno ujemanje z obstoječim kupcem v ERP-ju, da se isto podjetje ne ustvari večkrat.

Računi, statusi in sledilne številke

Kje nastane račun, je stvar dogovora z vašim računovodstvom. Pogosto ga izda ERP ali računovodski program, trgovina pa ga nato pošlje kupcu ali prikaže v njegovem profilu. Statusi naročila (v obdelavi, odpremljeno, zaključeno) in sledilne številke dostavnih služb pa se vračajo v trgovino, da kupec dobi obvestilo, ne da bi kdo ročno spreminjal status.

Vir resnice: najpomembnejša odločitev

Za vsak podatek mora biti jasno, kje se ureja. Če lahko ceno spremenite tako v ERP-ju kot v trgovini, se bo prej ali slej zgodilo, da bosta različni, in povezava ne bo vedela, katera je prava. Najpogostejša težava, ki jo vidimo pri obstoječih povezavah, ni tehnična napaka, ampak nejasen dogovor o tem, kdo kaj ureja.

Zato pred razvojem za vsak podatek zapišemo eno vrstico: kje se ureja, v katero smer teče in kaj se zgodi ob konfliktu. Ta tabela postane del pisne ocene obsega in referenca, ko se kasneje kdo vpraša, zakaj se je podatek spremenil.

Kako pogosto: sprotno, periodično ali nočno

Obstajajo trije osnovni načini usklajevanja. Vsak ima svoje prednosti in omejitve, v praksi pa se pogosto kombinirajo.

• Sprotno (ob dogodku): sistem ob spremembi takoj pošlje podatek drugemu sistemu, na primer prek spletnega klica (webhook) ali API-ja. Primerno za naročila in zalogo pri izdelkih, ki gredo hitro. Zahteva, da oba sistema to podpirata in da je povezava zanesljiva tudi, ko drugi sistem za trenutek ni dosegljiv.
• Periodično (vsakih nekaj minut): povezava v rednih presledkih preveri, kaj se je spremenilo, in prenese razlike. Je preprostejša in manj občutljiva na kratke izpade, a med dvema preverjanjema obstaja kratko okno, v katerem podatka nista usklajena.
• Nočni uvoz: celoten šifrant ali cenik se prenese enkrat dnevno, ko je promet najmanjši. Primerno za podatke, ki se redko spreminjajo, ne pa za zalogo pri izdelkih z majhnimi količinami.

Pri izbiri ni pravila “hitreje je vedno bolje”. Sprotna povezava je smiselna, ko je zaloga majhna in se prodaja tudi v fizični trgovini ali na drugih kanalih. Če imate stabilno zalogo in zmerno število naročil, je periodično usklajevanje pogosto dovolj in je manj občutljivo na izpade.

Šifre izdelkov: temelj vsake povezave

Povezava izdelke v obeh sistemih poveže prek šifre (SKU). Če ima isti izdelek v ERP-ju drugačno šifro kot v trgovini, ali če ima več izdelkov isto šifro, povezava ne more zanesljivo vedeti, kateri zapis posodobiti. Posebej pazljivo je treba obravnavati različice izdelkov (velikost, barva), kompletne izdelke in storitve, ki v ERP-ju nimajo zaloge.

Pred začetkom zato preverimo, ali so šifre enolične, ali imajo različice lastne šifre in kako so v ERP-ju označeni izdelki, ki se ne prodajajo prek spleta. Čiščenje šifranta je pogosto največji del priprave, a se ga ne splača preskočiti.

Napake in beleženje

Vsaka povezava bo kdaj naletela na napako: ERP ne bo dosegljiv, izdelek ne bo imel šifre, kupec bo vnesel neveljavno davčno številko. Razlika med dobro in slabo povezavo je v tem, kaj se zgodi takrat.

• Vsak prenos se zabeleži, z uspehom ali napako, tako da je pozneje mogoče ugotoviti, kaj se je zgodilo.
• Neuspešen prenos se samodejno ponovi, ko je drugi sistem spet dosegljiv.
• Če napaka ostane, nekdo prejme obvestilo, namesto da bi naročilo tiho obstalo v trgovini.
• Napako je mogoče odpraviti in prenos ponoviti ročno, brez posega razvijalca v bazo.

Primer: pot enega naročila

Da bo jasneje, kako se podatki premikajo, sledimo enemu naročilu v trgovini, ki je z ERP-jem povezana v obe smeri.

1. Kupec odda naročilo. Trgovina preveri zalogo, ki jo je nazadnje prejela iz ERP-ja, in naročilo sprejme.
2. Naročilo se prenese v ERP. Povezava poišče kupca po e-pošti ali davčni številki. Če ga ne najde, ga ustvari. Nato ustvari naročilo kupca s postavkami, cenami, dostavo in načinom plačila.
3. ERP rezervira ali odšteje zalogo. Nova zaloga se ob naslednji sinhronizaciji prenese nazaj v trgovino, tudi za izdelke, ki so se medtem prodali v poslovalnici.
4. Skladišče pripravi pošiljko. Ob odpremi se v ERP-ju ali pri dostavni službi ustvari sledilna številka.
5. Trgovina prejme status in sledilno številko. Kupec samodejno dobi e-pošto z obvestilom o odpremi in povezavo za sledenje.
6. Račun. Izda ga sistem, za katerega ste se dogovorili z računovodstvom, kupec pa ga prejme po e-pošti ali v svojem profilu.

V nobenem od teh korakov nihče ne prepisuje podatkov. Človek posreduje le, ko povezava javi napako, na primer pri kupcu z neveljavno davčno številko.

Najpogostejše napake pri povezavah

• Povezava prepisuje vsebino, ki jo ureja marketing. Nočni uvoz vsakič znova povozi opise in slike, ki so jih v trgovini ročno izboljšali.
• Zaloga se usklajuje prepočasi. Pri izdelkih z nekaj kosi na zalogi dnevni uvoz pomeni, da trgovina prodaja blago, ki ga ni več.
• Popusti in kuponi se ne prenesejo pravilno. Znesek naročila v ERP-ju se ne ujema z zneskom, ki ga je kupec plačal, kar opazi šele računovodstvo.
• Kupci se podvajajo. Isto podjetje se v ERP-ju ustvari ob vsakem naročilu, ker povezava ne preverja obstoječih zapisov.
• Napake ostanejo neopažene. Povezava naročilo, ki ga ni mogla prenesti, preprosto preskoči, in nihče ne ve, da ga v ERP-ju ni.

Vse te napake je mogoče preprečiti, če so pravila zapisana pred razvojem in če povezavo pred objavo preizkusimo na resničnih primerih: naročilo s kuponom, podjetje z davčno številko, izdelek z različicami, vračilo.

Slovenski ERP sistemi in kako se povezujejo

V slovenskih trgovinah najpogosteje srečamo Pantheon, SAOP, Vasco, eRačune in Minimax. Način povezave je odvisen od sistema, različice in licence: nekateri ponujajo spletni API, pri drugih je potreben dodatni modul ali izmenjava datotek. Kaj je pri vašem sistemu na voljo, vedno najprej preverimo pri ponudniku ERP-ja oziroma v njegovi dokumentaciji, preden predlagamo rešitev.

Kadar ERP neposrednega API-ja nima, je povezava še vedno mogoča, na primer z rednim izvozom in uvozom datotek. Takšna rešitev je počasnejša in zahteva več nadzora, zato jo predlagamo le, ko boljše možnosti ni.

Kaj pripraviti, preden začnemo

1. Urejen šifrant: enolične šifre izdelkov in različic, jasna oznaka, kaj se prodaja prek spleta.
2. Dostop do ERP-ja: pri ponudniku ERP-ja preverite, ali vaša licenca vključuje API ali modul za povezavo, in pridobite testni dostop.
3. Dogovor z računovodstvom: kje nastane račun, kako se knjižijo plačila s kartico in povzetjem, kako se obravnavajo vračila.
4. Seznam podatkov: kateri podatki se prenašajo, v katero smer, kdo jih ureja.
5. Testno okolje: povezavo najprej preizkusimo na testni kopiji trgovine in, kjer je mogoče, na testni bazi ERP-ja.

Povezava z ERP-jem je pogosto del širšega projekta spletne trgovine ali portala za poslovne stranke. Več o tem, kako jo vključimo, najdete pri izdelavi spletnih trgovin in izdelavi B2B portalov.

Če želite trgovino povezati z ERP-jem, nam predstavite projekt.